Federasie van Beheerliggame van Suid- Afrikaanse Skole

Taal:

Afrikaans

English

Reglemente

Provinsiaal

REGLEMENT VIR PROVINSIALE RADE

1.	Status
	1.1	Hierdie reglement heet die “Reglement vir Provinsiale Rade” en word hierna na verwys as die Reglement.
	1.2	Die Reglement het dieselfde status as die Grondwet en word beskou as integrale deel van die Grondwet onderworpe daaraan dat in geval van konflik in inhoud die Grondwet voorrang sal geniet.
	1.3	In hierdie Reglement het die volgende woorde en uitdrukkings die volgende betekenis:
		1.3.1	“FEDSAS” of “die organisasie” beteken die Federasie van Beheerliggame van Suid-Afrikaanse Skole:
		1.3.2	“Grondwet” beteken die Grondwet van FEDSAS;
		1.3.3	“Raad” beteken die Provinsiale Raad ingestel kragtens hierdie reglement;
		1.3.4	“Nasionale Raad” beteken die Nasionale Raad ingestel kragtens klousule 9.2 van die Grondwet.
2.	Doelstellings
	2.1	Die doelstelllings van die Raad is om namens die Nasionale Raad die doelstellings soos vervat in klousule 6 van die Grondwet, te bevorder, toe te pas en uit te voer en om lede van FEDSAS in die provinsie te verteenwoordig.
	2.2	Die Raad sal sodanige werksaamhede verrig en besluite uitvoer as wat van tyd tot tyd deur die Nasionale Raad aan die Raad gedelegeer mag word.
3.	Samestelling en verkiesing van die Raad
	3.1	Die Raad sal uit die volgende lede bestaan:
		Die Provinsiale Bestuurder, ex officio;
		Die Provinsiale Voorsitter;
		Die Provinsiale Ondervoorsitter;
		Een verteenwoordiger vir elke distrik/streek in die provinsie.
	3.2	Die verkose lede van die Raad sal lede wees van beheerliggame van openbare skole in die provinsie wat lid is van FEDSAS.
	3.3	Lede van die Raad sal laatstens vier-en-twintig (24) uur voor die aanvang van ‘n verkiesingsvergadering skriftelik genomineer en by wyse van opsteek van hande verkies word (tensy die vergadering anders besluit).
	3.4	Lede van die Raad sal tydens ‘n Algemene Jaarvergadering van FEDSAS in die provinsie verkies word of, indien ‘n AJV nie moontlik is nie, dan tydens streeksvergaderings soos in 8.4 beoog: met dien verstande dat lede tydens sodanige streekvergadering slegs raadslede kan verkies vir die streek of distrik waarin die vergadering gehou word of wat by die vergadering verteenwoordig is.
	3.5	Die Raad sal geregtig wees om lede op die Raad te koöpteer op voorwaarde dat die aantal gekoöpteerde lede nie meer sal wees as 50% van die aantal verkose lede nie.
	3.6	Ingeval ‘n vakature op die Raad ontstaan in die tydperk tussen die hou van Algemene Jaarvergaderings of die vergaderings beoog in 8.4 hieronder, mag die Raad nominasies aanvra en verkiesings hou op enige wyse wat die Raad dienstig ag en wat in ooreenstemming met die beginsels van verantwoordbaarheid, verteenwoordigendheid en deursigtigheid is.
4.	Vergaderings van die Raad
	4.1	Die Provinsiale Voorsitter belê vergaderings van die Raad behalwe die eerste vergadering ná ‘n verkiesing wat deur die provinsiale bestuurder belê word.
	4.2	Die Raad vergader soos en wanneer benodig maar minstens tweemaal per jaar.
	4.3	Kennisgewing van vergaderings wat die datum, tyd en plek saam met agendapunte bevat, moet gegee word minstens sewe (7) dae voor die datum van die vergadering.
	4.4	Die provinsiale bestuurder sal as sekretaris van die Raad optree en salbehoorlike notule neem van alle vergaderings van die Raad.
	4.5	Die Provinsiale Voorsitter en in sy of haar afwesigheid die Provinsiale Ondervoorsitter tree as voorsitter van vergaderings van die Raad op.
	4.6	Die kworum vir vergaderings van die Raad is 50% van die lede plus een.
	4.7	Die Nasionale Voorsitter, Ondervoorsitter en Hoof Uitvoerende Beampte sal geregtig wees om vergaderings van die Raad by te woon en toe te spreek.
5.	Werksaamhede van Raad
	Die Raad sal namens die Nasionale Raad die volgende werksaamhede verrig en magte uitoefen:
		Alle werksaamhede en magte van tyd tot tyd deur die Nasionale Raad gedelegeer;
		Adviseer die Nasionale Raad oor beheeraangeleenthede ten aansien van die bepaalde provinsie;
		Behartig namens die Nasionale Raad oorsig oor die doelmatige gebruik van hulpbronne van FEDSAS in die provinsie en verrig daardie werksaamhede wat deur die Nasionale Raad vereis word;
		Fasiliteer skakeling, fondsinsameling en bekendstellingsaktiwiteite en geleenthede ten behoewe van FEDSAS;
		Nomineer en mandateer lede om die Algemene Jaarvergadering van FEDSAS by te woon en daar te stem;
		Bring strukture vir skakeling met die provinsiale onderwysdepartement en ander belanghebbendes in onderwys in die provinsie tot stand.
6.	Dienstermyn van raadslede en ampsdraers
	6.1	Die dienstermyn van lede en ampsdraers van die Raad is drie jaar.
	6.2	Die voorsitter en ondervoorsitter van die Raad sal deur die lede van die Raad verkies word tydens die eerste vergadering van die nuutverkose Raad.
	6.3	Lede en ampsdraers van die Raad ontruim hulle posisies outomaties ingeval van afwesigheid van 50% van vergaderings, insluitende telefoonkonferensies.
7.	Subkomitees
	Die Raad mag die volgende subkomitees instel:
	7.1	‘n Dagbestuur bestaande uit minstens die Provinsiale Voorsitter, Ondervoorsitter en Provinsiale Bestuurder(ex officio). Die Raad kan soveel ander lede op die dagbestuur aanstel as wat die Raad gerade ag.
	7.2	Streekkomitees.
8.	Provinsiale Algemene Jaarvergadering
	8.1	‘n Provinsiale algemene jaarvergadering sal jaarliks gehou word op ‘n datum, tyd en plek deur die Provinsiale Voorsitter bepaal.
	8.2	Die volgende sake sal tydens die provinsiale AJV hanteer word:
		8.2.1	Verslag namens die Nasionale Raad deur die Provinsiale Voorsitter;
		8.2.2	Finansiële verslag van FEDSAS;
		8.2.3	Verslag van die provinsiale bestuurder namens die HUB en van provinsiale werkverrigting;
		8.2.4	Verkiesing van Raadslede en ampsdraers;
		8.2.4	Ander sake soos nodig geag of deur die Grondwet vereis.
	8.3	Die Nasionale Voorsitter, Ondervoorsitter en HUB sal geregtig wees om die provinsiale AJV by te woon en toe te spreek.
	8.4	Indien dit om enige rede vir ‘n provinsie nie moontlik is om ‘n algemene jaarvergadering te hou nie, mag die Raad steeksvergaderings belê waartydens die sake soos in 8.2 beoog behandel sal word.

HIERDIE REGLEMENT IS GOEDGEKEUR OP ‘N NASIONALE RAADSVERGADERING GEHOU 17 APRIL 2009.

Vergoedingskomitee

REGLEMENT VIR VERGOEDINGSKOMITEE

1.	Samestelling
		Die Vergoedingskomitee (die Komitee) sal ‘n amptelike komitee van die Nasionale Raad wees en sal bestaan uit:
			Vier lede waarvan:
			Een lid ‘n verteenwoordiger van die Nasionale Raad wat as voorsitter sal optree;
			Die HUB en
			Twee ander nie-uitvoerende lede aangewys deur die Nasionale Raad, sal wees.
		Die voorsitter en ondervoorsitter van die Nasionale Raad sal te alle tye geregtig wees om sitting op die Komitee te neem.
2.	Sekretariaat
		Sekretariële dienste vir die Komitee sal deur die Nasionale Kantoor voorsien word.
3.	Verwysingsraamwerk en delegasies
		Die werksaamhede van die Komitee sal die volgende wees:
			Om aanbevelings aan die Nasionale Raad te doen oor die vergoeding van die HUB;
			Om aanbevelings aan die Nasionale Raad te doen oor die vergoeding van ampsdraers;
			Om alle menslikehulpbronbeleide op te stel en aan die Nasionale Raad voor te lê vir goedkeuring;
			Om aanbevelings aan die Nasionale Raad te doen oor salarisskale, salarisaanpassings en diensvoorwaardes van personeel en om toesig te hou oor implementering daarvan;
			Om aanstelling van personeel goed te keur;
			Om aanbevelings oor opvolgbeplanning van lede van die Nasionale Raad te doen;
			Om verslag te doen aan die Nasionale Raad oor prestasiebestuur van provinsiale bestuurders;
			Om alle ander werksaamhede te verrig wat van tyd tot tyd deur die Nasionale Raad aan die Komitee opgedra mag word.
4.	Vergaderings
	4.1	Vergaderings van die Komitee sal deur die Voorsitter belê word.
	4.2	Die Komitee vergader soos benodig maar minstens eenmaal per jaar.
	4.3	Kennisgewing van vergaderings waarin die datum, tyd en plek van die vergadering vermeld word tesame met agendapunte sal, buiten onder uitsonderlike en dringende omstandighede, minstens vier (4) dae voor die vergadering aan al die lede van die Komitee voorsien word.
	4.4	‘n Kworum vir vergaderings van die Komitee sal enige twee nie-uitvoerende lede van die Komitee wees.
5.	Prosedure
	5.1	Die prosedure vir verrigtinge van die Komitee sal deur die Komitee self bepaal word maar sal andersins in ooreenstemmng met die Grondwet van FEDSAS en gewone vergaderingprosedure wees.
	5.2	Die sekretaris van die Komitee sal notule hou van die verrigtinge van die Komitee. Enige lid van die Nasionale Raad is met toestemming van die voorsitter van die Komitee geregtig op ‘n afskrif van die notule van die verrigitnge van die Komitee.
	5.3	Alle notules van die Komitee sal aan die Nasionale Raad voorgelê word.
6.	Algemeen
	6.1	Die Komitee sal geregtig wees om, in die uitvoering van sy werksaamhede kragtens hierdie reglement, gebruik te maak van sodanige professionele of ander advies van buite as wat die Komitee oordeel nodig mag wees.
	6.2	Die Nasionale Raad sal toesien dat die Komitee toegang het tot professionele advies van binne en buite FEDSAS ten einde die Komitee in staat te stel om sy werksaamhede te verrig.
	6.3	Hierdie reglement mag van tyd tot tyd na goeddunke deur die Nasionale Raad gewysig word.

Ouditkomitee

REGLEMENT VIR DIE OUDITKOMITEE

1.	Samestelling
		Die Ouditkomitee (die Komitee) is ‘n amptelike komitee van die Nasionale Raad en bestaan uit:
			Vier lede waarvan:
			Een lid ‘n verteenwoordiger van die Nasionale Raad wat as voorsitter sal optree;
			Die HUB en
			Twee ander nie-uitvoerende lede aangewys deur die Nasionale Raad, sal wees.
		Die voorsitter en ondervoorsitter van die Nasionale Raad sal te alle tye geregtig wees om sitting op die Komitee te neem.
2.	Sekretariaat
		Sekretariële dienste vir die Komitee sal deur die Nasionale Kantoor voorsien word.
3.	Verwysingsraamwerk en delegasies
		Die werksaamhede van die Komitee sal die volgende wees:
			Om alle finansiële verslae te oorweeg en aan die Nasionale Raad daaroor verslag te doen;
			Om die aanstelling van eksterne ouditeure aan die Nasionale Raad en Algemene Jaarvergadering aan te beveel;
			Om met die eksterne ouditeure te skakel aangaande die uitvoering van die eksterne oudit, om toesig daaroor te hou en om toesig te hou oor die implementering en uitvoering van die eksterne ouditeure se bestuursbrief;
			Om ouditgelde vas te stel en te monitor;
			Om finansiële beleid en prosedure en rekenkundige beleid by die Nasionale Raad aan te beveel en om die toepassing daarvan te monitor;
			Om risiko te identifiseer en daaroor aan die Nasionale Raad verslag te doen en om risiko te monitor;
			Om toesig te hou oor interne oudit en om interne en eksterne oudit te koördineer;
			Om doelmatige en doeltreffende bestuursinligtingstelses vas te stel en te monitor;
			Om noemenswaardige transaksies wat nie deel vorm van die organisasie se besigheid nie te identifiseer en daaroor aan die Nasionale Raad verslag te doen;
			Om alle werksaamhede te verrig wat van tyd tot tyd deur die Nasionale Raad aan die Komitee gedelegeer mag word.
4.	Vergaderings
		Vergaderings van die Komitee sal deur die Voorsitter belê word.
		Die Komitee vergader soos benodig maar minstens eenmaal per jaar.
		Kennisgewing van vergaderings waarin die datum, tyd en plek van die vergadering vermeld word tesame met agendapunte sal, buiten onder uitsonderlike en dringende omstandighede, minstens vier (4) dae voor die vergadering aan al die lede van die Komitee voorsien word.
5.	Prosedure
		Die prosedure vir verrigtinge van die Komitee sal deur die Komitee self bepaal word maar sal andersins in ooreenstemmng met die Grondwet van FEDSAS en gewone vergaderingprosedure wees.
		Die sekretaris van die Komitee sal notule hou van die verrigtinge van die Komitee. Enige lid van die Nasionale Raad is met toestemming van die voorsitter van die Komitee geregtig op ‘n afskrif van die notule van die verrigitnge van die Komitee.
		Alle notules van die Komitee sal aan die Nasionale Raad voorgelê word.
6.	Algemeen
		Die Komitee sal geregtig wees om, in die uitvoering van sy werksaamhede kragtens hierdie reglement, gebruik te maak van sodanige professionele of ander advies van buite as wat die Komitee oordeel nodig mag wees.
		Die Nasionale Raad sal toesien dat die Komitee toegang het tot professionele advies van binne en buite FEDSAS ten einde die Komitee in staat te stel om sy werksaamhede te verrig.
		Hierdie reglement mag van tyd tot tyd na goeddunke deur die Nasionale Raad gewysig word.

Uitvoerendekomitee

REGLEMENT VIR DIE UITVOERENDE KOMITEE

1.	Samestelling
		Die Uitvoerende Komitee (die Komitee) sal ‘n amptelike komitee van die Nasionale Raad wees en sal bestaan uit:
			Die HUB, as voorsitter;
			Alle provinsiale bestuurders.
		Die voorsitter en ondervoorsitter van die Nasionale Raad sal te alle tye geregtig wees om sitting op die Komitee te neem.
2.	Sekretariaat
		Sekretariële dienste vir die Komitee sal deur die Nasionale Kantoor voorsien word.
3.	Verwysingsraamwerk en delegasies
		Die werksaamhede van die Komitee sal die volgende wees:
			Om die visie, missie en doelstellings van die organisasie onder gesag van die HUB ten uitvoer te bring;
			Om alle beleid, strategie en besluite van die Nasionale Raad onder gesag van die HUB uit te voer;
			Om die HUB by te staan in die dag tot dag bestuur van die organisasie;
			Om alle ander werksaamhede te verrig wat van tyd tot tyd deur die Nasionale Raad aan die Komitee opgedra mag word.
4.	Vergaderings
		Vergaderings van die Komitee sal deur die Voorsitter belê word.
		Die Komitee vergader soos benodig maar minstens eenmaal per jaar.
		Kennisgewing van vergaderings waarin die datum, tyd en plek van die vergadering vermeld word tesame met agendapunte sal, buiten onder uitsonderlike en dringende omstandighede, minstens vier (4) dae voor die vergadering aan al die lede van die Komitee voorsien word.
5.	Prosedure
		Die prosedure vir verrigtinge van die Komitee sal deur die Komitee self bepaal word maar sal andersins in ooreenstemmng met die Grondwet van FEDSAS en gewone vergaderingprosedure wees.
		Die sekretaris van die Komitee sal notule hou van die verrigtinge van die Komitee. Enige lid van die Nasionale Raad is met toestemming van die voorsitter van die Komitee geregtig op ‘n afskrif van die notule van die verrigitnge van die Komitee.
		Alle notules van die Komitee sal aan die Nasionale Raad voorgelê word.
6.	Algemeen
		Die Komitee sal geregtig wees om, in die uitvoering van sy werksaamhede kragtens hierdie reglement, gebruik te maak van sodanige professionele of ander advies van buite as wat die Komitee oordeel nodig mag wees.
		Die Nasionale Raad sal toesien dat die Komitee toegang het tot professionele advies van binne en buite FEDSAS ten einde die Komitee in staat te stel om sy werksaamhede te verrig.
		Hierdie reglement mag van tyd tot tyd na goeddunke deur die Nasionale Raad gewysig word.

E-pos beleid

Alle e-pos kommunikasie, insluitend alle aanhangsels daartoe, word aan u versend deur FEDSAS op die volgende terme en voorwaardes: 1. Hierdie e-pos, die aanhangsels en enige regte voortspruitend daaruit is, tensy die inhoud duidelik die teendeel aandui, die eiendom van FEDSAS. 2. Die sienings vervat in hierdie e-pos is, tensy anders aangedui, die van die outeur en nie die van FEDSAS of sy bestuur nie. Die inligting in hierdie e-pos is vertroulik en slegs bedoel vir die geadresseerde. Toegang tot en/of publikasie of bekendmaking van die inhoud van hierdie e-pos aan enige persoon of instansie anders as die geaddresseerde is ongemagtig en mag nie sonder die uitdruklike skriftelike toestemming van die versender geskied nie. 3. Indien u nie die bedoelde geadresseerde of die persoon verantwoordelik vir die aflewering van hierdie boodskap is nie, word u hiermee in kennis gestel dat u hierdie boodskap foutiewelik ontvang het en dat enige bekendmaking, kopieëring of verspreiding van die inhoud daarvan, sowel as enige handeling of versuim voorspruitend daaruit, streng verbode is en onregmatig kan wees. Indien u hierdie e-pos foutiewelik ontvang het, stel die versender asseblief dadelik in kennis by wyse ‘n beantwoordende e-pos, faks of telefoonoproep en verwyder daarna die boodskap van u sisteem. Nie-nakoming hiervan mag op onregmatige onderskepping van kommunikasie, inbreukmaking op kopiereg en/of inbreukmaking op die reg op privaatheid neerkom, wat kan aanleiding gee tot strafregtelike en/of sivielregtelike aanspreeklikheid. 4. Nieteenstaande enige ander bepaling in hierdie vrywaring, sal nòg FEDSAS, nòg die versender van die e-pos, nòg enige ander verteenwoordiger van FEDSAS aanspreeklik wees vir enige skade, verlies of uitgawe van welke aard ookal (insluitend maar nie beperk nie tot dit wat veroorsaak is deur korrupsie of verlies van data, skade aan sagteware programme en onderbreking van besigheidsbedrywe) wat mag onstaan as ‘n direkte of indirekte gevolg van die oordrag van die e-pos boodskap. 5. Behalwe indien FEDSAS uitdruklik skriftelik anders bepaal, sal geen ooreenkoms tussen FEDSAS en die ontvanger van die e-pos, sy agente, of prinsipale afdwingbaar en van enige krag of effek wees tensy op skrif gestel in harde kopie en onderteken by wyse van konvensionele handtekening (nie elektroniese handtekening of gevorderde handtekening nie) deur die partye daartoe. 6. Terwyl alle redelike stappe geneem word om die akkuraatheid en integriteit van die inligting en data wat elektronies oorgedra word te verseker en om die vertroulikheid daarvan te behou, word geen aanspreeklikheid of verantwoordelikheid aanvaar indien inligting of data, vir welke rede ookal, gekorrupteer is of nie sy bedoelde bestemming bereik nie. 7. Indien die e-pos neerkom op “gemorspos”, die inhoud daarvan aanstootlik of van inbreukmakende aard is of dit andersins gestuur is vir doeleindes wat nie verwant is tot die amptelike besigheid van FEDSAS nie, is sodanige e-pos teenstrydig met die FEDSAS kommunikasie beleid en val dit buite die omvang van die betrokke versender se diensbestek en sal FEDSAS nie aanspreeklik wees vir enige verlies, skade of uitgawe van watter aard ook al wat daaruit voortspruit nie. 8. FEDSAS behou die reg voor om enige inkomende en uitgaande e-pos boodskappe op sy e-posstelsel te lees, monitor, vernietig, blok, kopiëer of onderskep. 9. Waar die tyd en datum waarop die e-pos gestuur is in dispuut is, sal FEDSAS, tensy die inhoud van die e-pos uitdruklik anders bepaal, geag word die e-pos te gestuur het wanneer dit in FEDSAS se stelsels as “gestuur” aangedui word en sal die e-pos geag word ontvang te wees, maar nie geag word gelees te wees nie, wanneer die e-pos in FEDSAS se stelsels as “ontvang” aangedui word.